1. Wie zijn wij
De Vijf Elementen is een praktijk voor acupunctuur, Chinese kruidengeneeswijze en massage in Siebengewald, gerund door Marcel Janssen. De praktijk is onderdeel van Medivitaal Maasduinen.
In het kader van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij over jou verwerken.
Gochsedijk 36, 5853 AD Siebengewald
0485 441695 · info@vijf-elementen.nl
2. Welke gegevens we verwerken
We onderscheiden drie categorieën gegevens, elk met een ander doel en een andere bewaartermijn.
Via het contactformulier op de website
Wanneer je het contactformulier invult, ontvangen we: je naam, je e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en de inhoud van je bericht. Daarnaast slaat onze server tijdelijk een geanonimiseerd (gehasht) IP-adres op om misbruik van het formulier tegen te gaan.
Tijdens een behandeling (medisch dossier)
Word je daadwerkelijk patiënt, dan leggen we een medisch dossier aan. Dit bevat: NAW-gegevens, geboortedatum, contactgegevens, je hulpvraag, klachtenbeschrijving, eventuele medische voorgeschiedenis, behandelnotities en facturatiegegevens. Wij zijn op grond van de Wgbo (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) wettelijk verplicht dit dossier bij te houden.
Bij online afspraken maken
Voor het online plannen van afspraken werken we met het systeem van Crossuite. Daar maak je zelf een account aan en zijn de gegevens die jij invoert primair onder Crossuite's privacybeleid. Wij ontvangen via dit systeem alleen wat we nodig hebben om de afspraak en behandeling correct uit te voeren.
3. Waarvoor we de gegevens gebruiken
We gebruiken jouw gegevens uitsluitend voor doelen die direct samenhangen met jouw zorg of jouw vraag aan ons:
- Het beantwoorden van vragen via het contactformulier of per e-mail
- Het plannen, uitvoeren en evalueren van behandelingen
- Het bijhouden van een wettelijk verplicht medisch dossier
- Facturatie en administratie
- Wanneer relevant: overleg met collega-behandelaars binnen Medivitaal, alleen met jouw toestemming
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen (Wgbo, fiscale bewaarplicht)
Wij verkopen geen gegevens, gebruiken geen tracking, en plaatsen geen advertenties.
4. Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren gegevens niet langer dan nodig — maar voor medische dossiers gelden wettelijke termijnen waaraan we ons moeten houden:
- Contactformulier-berichten: maximaal 12 maanden, daarna verwijderd
- Server-logbestanden (gehasht IP): 30 dagen, voor anti-misbruik
- Medisch dossier: 20 jaar na de laatste behandeling (wettelijk verplicht volgens Wgbo)
- Facturatie- en administratiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
5. Met wie we gegevens delen
In principe blijven jouw gegevens binnen onze praktijk. We delen ze alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor jouw zorg of wettelijk verplicht. We hebben verwerkersovereenkomsten met:
- Strato AG (Duitsland) — onze hostingprovider voor de website en e-mail
- Crossuite — software voor afspraakplanning en patiëntdossier
- Onze boekhouder — voor facturatie en wettelijke administratieplichten
Met andere behandelaars binnen Medivitaal Maasduinen of jouw huisarts delen wij alleen gegevens als jij daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven. Een uitzondering kan zich voordoen bij ernstige zorg om jouw gezondheid waarbij overleg medisch noodzakelijk is — ook dan informeren wij je vooraf.
7. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen:
- De website draait over een beveiligde HTTPS-verbinding
- Het contactformulier heeft beveiliging tegen spam en misbruik (rate limiting, input sanitization)
- Server-logs worden gehasht (geanonimiseerd) opgeslagen — wij kunnen niet zien wie wanneer iets verstuurde
- Het medisch dossier wordt opgeslagen in een beveiligd, op de zorg afgestemd systeem
- Toegang tot gegevens beperkt tot de behandelaars die jou behandelen
Mocht er ondanks alle maatregelen een datalek optreden, dan handelen we conform de Meldplicht datalekken en informeren we jou indien dat voor jou gevolgen heeft.
8. Jouw rechten onder de AVG
Onder de AVG heb jij verschillende rechten met betrekking tot jouw gegevens:
- Inzage — je mag opvragen welke gegevens wij over je hebben
- Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren
- Verwijdering — je gegevens laten wissen, voor zover dat niet conflicteert met onze wettelijke bewaarplicht
- Beperking — de verwerking laten beperken
- Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking
- Dataportabiliteit — je gegevens in een gestructureerde vorm ontvangen
- Intrekking toestemming — gegeven toestemming op elk moment intrekken
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur een mail naar info@vijf-elementen.nl met je verzoek. We reageren binnen vier weken. Voor identificatie kunnen we je vragen om aanvullende informatie.
9. Vragen of klachten over privacy
Heb je een vraag over hoe wij omgaan met jouw gegevens, of wil je iets melden? Neem dan eerst contact met ons op — we reageren binnen een week.
Als je het oneens bent met hoe wij jouw klacht behandelen, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder voor privacy in Nederland.
Voor klachten over de behandeling zelf (niet over privacy) verwijzen we je naar onze klachtenafhandeling-procedure via Zhong.